Allgemein

Adressverwaltung

In der Adressverwaltung werden alle Kontakte, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, verwaltet, egal ob Kunde, Partner, Lieferant oder Interessent. Eine übersichtliche Darstellung und intelligente Suchfunktion sowie eine einfache Bearbeitung sind selbstverständlich. Mit den integrierten Plausibilitätsprüfungen erfassen Sie Ihre relevanten Daten korrekt. Eine direkte Verknüpfung der Adressen zu mehreren Vorgängen (Projekten, Immobilien, Aufträgen) bietet Ihnen umfangreichen Überblick und direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen. Eine intelligente Dubletten-Prüfung garantiert Ihnen eine gute Datenqualität (keine doppelte Anlagen usw.)

Adressverwaltung besteht aus Unternehmen und Privatpersonen inkl. Dubletten-Prüfung
beliebig viele Mitarbeiter/Ansprechpartner können zu einer Adresse hinterlegt werden
hinterlegen Sie mehrere Telefon-, Fax- und Mobilrufnummern (privat und geschäftlich) sowie E-Mail-Adressen pro Kontakt
mehrere Bankverbindungen hinterlegbar
definieren Sie Ihre eigenen Verteiler, eine Adresse kann in beliebig viele Verteiler aufgenommen werden (Newsletter/Rundschreiben usw.)
beliebig viele Briefvorlagen zum Erstellen von Anschreiben aus der Adressverwaltung heraus, vordefinierte Felder werden automatisiert in Ihre Microsoft Word Vorlage übergeben (z.B. Briefkopf und Anrede u.v.m.)
direkter Versand von E-Mails
Synchronisation der Kontakte mit Microsoft Outlook
Anbindung Telefonanlage ist möglich

Dokumentenarchiv

IMKE bietet 2 Möglichkeiten zum Verwalten Ihrer Dokumente:

Möglichkeit 1 – IMKE-Archiv:

IMKE hat ein integriertes Dokumentenarchiv zum Ablegen beliebiger Dokumente (bspw. Excel, Word, PDF, CAD-Pläne etc.) zu allen IMKE-Funktionen/Modulen. Sie finden Ihre Dokumente immer auch vorgangsbezogen sowie auch in einer Gesamtansicht des Archivs. Über die Vergabe von Tags/Schlagworten können Sie Ihre Dokumente noch besser strukturieren. Damit sichern Sie sich eine schnelle und einfache Suche der Dokumente.

Automatisierte Archivierung von E-Mails (eingehende und ausgehende)
Hinterlegung von Notizen – interne Notizen, Gesprächsnotizen, Telefonate, Protokolle
Automatische Verknüpfung mit Vorgängen (Projekten, Adressen, Kaufverträge etc.)
Veränderungen an Dokumenten können durch die Versionisierung nachvollzogen werden – vergleichen Sie bspw. die 1. Version mit der 5. Version eines Word-Dokuments
Automatischer Aufbau der Ordnerstruktur für Projekte etc.
Hinterlegung von Tags /Verschlagwortung zur besseren Strukturierung der Dokumente und vereinfachten Suche

Möglichkeit 2 – externes Archiv: – nicht im Standard enthalten – kostenpflichtiges Modul

IMKE bietet Schnittstellen zu externen Dokumentenmanagementsystemen. Wir sind insbesondere Partner von ELO (Elektronischer Leitz Ordner) der Firma ELO Digital Office GmbH.

Noch immer geht den Unternehmen viel Zeit durch die ineffektive Verwaltung ihrer Dokumente verloren. Sie legen papiergebundene Unterlagen in konventionellen Ordnern ab, sammeln elektronische Dokumente in E-Mail-Postfächern, und zu alledem kommen noch unübersichtliche Fileserver-Strukturen hinzu. Das leistungsfähige ECM-System ELOprofessional bringt die notwendige Ordnung und Struktur in den Arbeitsalltag.

Eine Kernkompetenz von ELOprofessional ist es, die unterschiedlichsten Dokumentenarten in einer einheitlichen Ablagestruktur zusammenzuführen. Zu diesem Zweck lässt sich das ELO-System mit nahezu allen führenden Unternehmensanwendungen verzahnen.

Wir als ELO Business Partner bieten hier eine umfassende Lösung und Integration in IMKE an.

Mit ELO können Sie rechtssicher Ihre kompletten Unternehmensprozesse automatisieren, standortübergreifend Informationen bereitstellen und für transparente Geschäftsabläufe sorgen. Angefangen bei der einfachen Erfassung der Informationen bis hin zur komplexen Aufbereitung durch automatische Klassifikation.

Aufgaben und Aufgabenlisten

Verschlanken Sie Ihre Organisation, optimieren Sie Geschäftsprozesse und stimmen Sie Ihre wertschöpfenden Prozesse optimal aufeinander ab. Nutzen Sie hierbei IMKE Aufgaben. Erstellen und überwachen Sie Aufgaben. Definieren Sie Wiedervorlagen für sich selbst oder leiten Sie diese an verantwortliche Kollegen weiter. Selbst To-Do-Listen mit komplexen Aufgabenstrukturen und beliebig vielen Unteraufgaben lassen sich erstellen – steigen Sie ein ins Lean Management. Die Erinnerungsfunktion unterstützt Sie bei der effizienten Umsetzung und Durchführung. Bewahren Sie den Überblick über Aufgaben zentral auf Ihrem Startbildschirm, so haben Sie den Bearbeitungsstatus immer im Blick.

Automatische Generierung von Aufgaben durch Wiedervorlagen beim Interessenten, Baumängeln, etc.
Verantwortlicher Mitarbeiter oder Benutzergruppe für die Aufgabe
Beschreibung der Aufgabe
Zuordnung der Aufgabe zu einem bestimmten Projekt möglich
beliebig viele Teilaufgaben/Unteraufgaben zu einer Aufgabe erstellbar
Protokollierung der Fortschritte zur Aufgabe
Frist bzw. Erledigungstermine können angegeben werden
Standardisierte Checklisten können definiert werden
Notizen zu einer Aufgabe dokumentieren den aktuellen Status
Aufgabenworkflow vom Interessenten zum Kunden möglich

Batchserver

Ausführung von Batchjobs für automatisierte Abläufe im Hintergrund
Beliebig viele Batchserver pro Server möglich
Jede Instanz benötigt eine eigene Datenbankverbindung
Getrennte Dateinamen bei mehreren Instanzen erforderlich
Empfehlung: eigener SQL-Server-Benutzer pro Batchserver

Beziehungen

Die Beziehungen verknüpfen Sie alle möglichen Vorgänge und Daten miteinander. Über die Beziehungen erhalten Sie einen Überblick über die Verknüpfungen zwischen den Projekten/Nutzungseinheiten und den Interessenten/Käufern, wie auch die Informationen über Auftragnehmer/Handwerker zu einer Vergabeeinheit. Hier behalten Sie die Übersicht über die Verbindungen zu Ihren Projekten.

Verknüpfung von Adressen mit Projekten / Nutzungseinheiten
Verschiedene Beziehung können angelegt werden: Interessent, Reservierung, Käufer, Auftragnehmer
Übersichtliche Darstellung der Projektbeteiligten
Definieren von Hauptansprechpartner, z.B. beim gemeinschaftlichen Erwerb einer Nutzungseinheit
Verwalten Sie Ihre Dokumenten und Notizen zentral

Kalender

Zentrale Verwaltung von Terminen bei Interessenten und Reservierungen
Automatische Generierung von Aufgaben durch Wiedervorlagen beim Interessenten und Reservierungen
Übersichtliche Darstellung der Besichtigungstermine (Beispiel: Besichtigungstermin, Notartermin)

Projekte / Bauvorhaben

Alle wichtigen Informationen zu Ihren Projekten finden Sie hier strukturiert dargestellt – Projekt, Gebäude, Hauseingang, Nutzungseinheit und Stellplätze lassen sich einfach und schnell erfassen – selbst bei großen Projekten. Mühelos verbinden Sie Informationen mit Ihren Adressen auf allen Ebenen und haben so sofortigen Zugriff auf alle Projektbeteiligten.

Struktur: Projekt – Gebäude/Bauabschnitte – Hauseingang – Nutzungseinheit
Berücksichtigung verschiedener Bauabschnitte innerhalb eines Projekts möglich
Verschiedene Straßennamen und Hausnummern hinterlegbar
Intelligente Dublettenprüfung
Zuordnung von beliebig vielen Adressen zu den Projekten
Verknüpfen mit Erwerbern
Verknüpfen mit Projektbeteiligten (Handwerker, Grundstücksveräußerer, Nachbarn, Behörden etc.)
Überwachung der Baukosten
Newsletter und Rundschreiben möglich, z.B. an alle Erwerber, Handwerker, Projektbeteiligten etc.
Hinterlegung von Aufgaben zu Projekten
Hinterlegung von Ausstattungsmerkmalen
Pflege von Miteigentumsanteilen
Überwachung von Gewährleistungsfristen
Integration von Google Maps und Bing Maps zur Betrachtung der Projekte auf Landkarten

Protokolle

Erstellung und Verwaltung von Protokollen
Verwaltung von wichtigen Informationen (Anwesenheit, Verteiler, Beschreibung, Teilnehmer, Zuständigkeiten etc.)

E-Rechnung

Eingehende X-Rechnungen können im System so aufbereitet werden, dass sie strukturiert und benutzerfreundlich angezeigt werden
Ausgangsrechnungen können im Format der X-Rechnung erzeugt und für den Versand vorbereitet werden – gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Durch konfigurierbare Kennzeichen an der Adresse (z. B. „X-Rechnung“) kann automatisch gesteuert werden, welche Firma im X-Rechnungsprozess berücksichtigt wird.

Seriendokumente

Möchten Sie beispielsweise alle Ihre Kunden, Interessenten, Handwerker oder alle Projektbeteiligten anschreiben, so können Sie dafür die Seriendokumente in IMKE nutzen. Hier können Sie verschiedene Aktionen starten: Der Versand von Serienmails, das Erstellen von Serienbriefen (Word-Dokument) oder die Ausgabe bestimmter Kontakte mit den Kontaktdaten (Excel-Datei). Verschiedenste Filtermöglichkeiten erlauben es Ihnen beispielsweise alle Interessenten aus einem bestimmten Gebiet anzuschreiben.

Versand von Serien-E-Mails
Erstellung von Seriendokumenten
Export von Kontaktdaten im Excel-Format
Gezielte Filtermöglichkeiten zur Eingrenzung der benötigten Kontaktdaten

Word-Vorlagen

Zentrale Verwaltung, Strukturierung und Steuerung von Brief- und Rechnungsvorlagen
Exportausgabe in Word, E-Mail und PDF mit entsprechenden Daten aus IMKE